Alquilar un local comercial: IVA, retención y factura, explicados claro

Tienes un local y lo alquilas, o estás a punto de hacerlo. Y de repente aparecen palabras que con la vivienda no salían: IVA, retención, factura, Modelo 303. Aquí tienes las reglas, con un ejemplo real con números, para que sepas exactamente qué cobras, qué facturas y qué le toca a Hacienda.

El alquiler de un local siempre lleva IVA del 21%

A diferencia de la vivienda habitual, que está exenta de IVA, el alquiler de un local comercial lleva IVA del 21%, el tipo general. Da igual que seas un particular con un solo local: al alquilarlo con IVA actúas como empresario a efectos de este impuesto, con dos consecuencias que vemos más abajo (emitir factura y presentar el Modelo 303).

Ojo con los casos especiales: una plaza de garaje alquilada por separado también lleva el 21%, y la vivienda con opción de compra tiene reglas propias. Si tu caso se sale del local "normal", confírmalo con tu asesor.

La retención del 19%: solo si se cumplen las tres condiciones

Aquí está la confusión más frecuente. La retención no es automática: tu inquilino te retiene el 19% de la renta solo si se cumplen las tres:

• Es empresario o profesional: una empresa, o un autónomo con actividad. Un particular sin actividad no retiene nunca.
• Te paga más de 900 euros al año (sin contar el IVA).
• No tienes certificado de exoneración de la AEAT (se concede en ciertos casos, por ejemplo por valor catastral alto).

Si se cumplen, el inquilino ingresa ese 19% a Hacienda por ti: es un adelanto de tu IRPF, no un coste extra. Y un detalle que casi nadie tiene en cuenta: la retención se calcula sobre la renta más los gastos que le repercutas (comunidad, IBI, tasa de basuras), sin el IVA. No solo sobre la renta.

Cuánto cobras realmente: un ejemplo con números

Renta mensual de un local: 770,20 €. El inquilino es una empresa, así que aplica la retención:

• Base imponible: 770,20 €
• + IVA 21%: 161,74 €
• − Retención 19%: 146,34 €
• Total que te ingresa el inquilino: 785,60 €

Ese 785,60 es el importe que debe llegar a tu cuenta cada mes, y el que tienes que vigilar si controlas los impagos. Si tu inquilino fuera un particular (sin retención), el total sería 770,20 + 161,74 = 931,94 €. Más dinero en tu cuenta, pero sin ese adelanto de IRPF ya ingresado.

La factura mensual: obligatoria y con número correlativo

Al alquilar con IVA estás obligado a emitir factura cada mes (Reglamento de facturación, RD 1619/2012). Debe llevar:

• Número correlativo, sin saltos ni huecos. Un formato habitual y válido es año-número: 2026-1, 2026-2, 2026-3…
• Tus datos y los del inquilino (nombre, NIF, dirección).
• Base imponible, IVA del 21% desglosado y, si procede, la retención del 19% desglosada.
• Fecha y forma de pago (IBAN si cobras por transferencia).

Si el propietario del local es otra persona (por ejemplo, tu madre y tú gestionas con poderes), la factura la emite el propietario como arrendador, aunque tú firmes en su representación.

El IVA se paga aunque el inquilino no pague

Esto sorprende a más de uno: el IVA se devenga cuando la renta es exigible, no cuando la cobras. Si tu inquilino no paga la mensualidad, Hacienda espera igualmente ese IVA en el Modelo 303 del trimestre. Acabas adelantando el IVA de una renta que no has visto.

Existe un mecanismo para recuperarlo (la modificación de la base imponible), pero tiene plazos y requisitos formales. Si tienes un impago que se alarga, no lo dejes correr: háblalo pronto con tu gestor.

Modelo 303: las fechas que no se te pueden pasar

El Modelo 303 es la declaración trimestral del IVA que presentas tú (o tu gestoría) como arrendador del local:

• 1º, 2º y 3º trimestre: del 1 al 20 de abril, julio y octubre.
• 4º trimestre: plazo más largo, hasta el 30 de enero.

Para rellenarlo necesitas la base y el IVA de las rentas exigibles en el trimestre (pagadas o no, como acabamos de ver). Con las facturas mensuales bien numeradas, es sumar y transcribir.

El certificado de retenciones: pídelo cada enero

Si tu inquilino te retiene, cada año debe entregarte un certificado de retenciones: el resumen de todo lo que ha ingresado a Hacienda por ti. Está obligado a dártelo antes de que empiece la campaña de la renta, en la práctica entre enero y marzo. Sin ese papel, la declaración del titular se complica. Pídelo cada año, que luego en abril vienen las prisas.

Preguntas frecuentes

En resumen

El alquiler de un local lleva IVA del 21% siempre. La retención del 19% solo aplica si el inquilino es empresario, paga más de 900 euros al año y no tienes exoneración. Emites factura mensual con número correlativo, presentas el Modelo 303 cada trimestre (el cuarto hasta el 30 de enero) y cada enero le pides al inquilino el certificado de retenciones.

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